Un numeroso
público conformado por directores, jefes y personal de bibliotecas
universitarias asistió a la conferencia “Negociación y
evaluación de contratos en las adquisiciones para bibliotecas” ofrecida por el Ing. Humberto Ravest Becerra, Director de
Información y Documentación Bibliográfica de la Universidad Técnica Federico Santa María (Valparaíso,
Chile), el jueves 20 de setiembre.
Dentro de las políticas de desarrollo
de colecciones, existe un vacío del “modus operandi” en la contratación de
recursos de información en formato electrónico, dada a la poca práctica que se
tiene para establecer las condiciones que regirán la contratación del
suministro de publicaciones “on line”, motivo por el cual se hace necesario
conocer otras experiencias en el manejo de negociación y evaluación de
contratos, como las obligaciones del proveedor, los plazos de entrega, las
garantías técnicas entre otras términos de negociación.
El evento fue organizado el Centro Coordinador de la
Red de Bibliotecas Educativas y Especializadas (CCRBEE) del Sistema Nacional de
Bibliotecas de la Biblioteca Nacional del Perú, a través de la Dirección de
Bibliotecas Académicas y Especializadas (DEBAE).
Las palabras de presentación estuvieron a cargo de la Lic. Gladys Lizana
Salvatierra, directora del CCRBEE, quien expresó que la Biblioteca Nacional del
Perú mantiene la política de ser un espacio de puertas abiertas donde se
desarrollen este tipo de actividades destinadas a mejorar la calidad en el
servicio que ofrecen las bibliotecas académicas del país, a través del
intercambio de experiencias con bibliotecas universitarias de otros países.
Durante el desarrollo de la conferencia, el Ing. Ravest sostuvo la
necesidad de conformar redes de colaboración entre bibliotecas universitarias,
a fin de compartir información sobre precios, proveedores, tipos de
negociación, entre otros temas relacionados a las adquisiciones de colecciones
electrónicas.
Indicó, asimismo, que los responsables de las bibliotecas, en su calidad
de clientes, no deben sentirse avasallados por los proveedores pues las
atribuciones de estos últimos no son ilimitadas. Precisó la necesidad de tener
muy claro el principio que ningún contrato está cerrado desde su inicio y que
el cliente está en todo su derecho de modificarlo en común acuerdo con el
proveedor.
Al finalizar la conferencia se realizó una interesante ronda de
preguntas y respuestas en la que los asistentes despejaron una serie de dudas
en torno a las adquisiciones de material bibliográfico, en especial las que
conciernen a material electrónico.
Control
de gestión en bibliotecas universitarias
En una segunda conferencia
titulada “Control de gestión en
bibliotecas” realizada el 21 de septiembre, el Ing. Ravest explicó sobre su
experiencia en las acciones
de control de gestión en bibliotecas; con el fin de salvaguardar los recursos
existentes en su fondo documental y garantizar la calidad de los servicios que
se brindan en las bibliotecas universitarias, buscando así la eficiencia de la
gestión bibliotecaria.
Al respecto, explicó algunos aspectos teóricos desde el punto de vista
del creador del concepto de control de calidad, Kaoru Ishikawa, hasta
concepciones como las de William E. Deming (calidad total), Joseph Moses Juran
(aplicación del principio de Pareto), Philip Crosby (aplicación de las 5 S),
Porter (la cadena de valor), Robert Kaplan y David Norton (conceptos de visión
y misión), Peter Senge (la organización como sistema), entre otros aspectos
teóricos que están siendo aplicados por importantes universidades de
Hispanoamérica e incluso por Bibliotecas Nacionales de distintos países.
Por tanto, la biblioteca debe mejorar
continuamente la eficacia del sistema de gestión de calidad basado en los resultados
de su propia evaluación, en la medición y análisis de sus estadísticas teniendo
en cuenta los indicadores de gestión, para luego tomar acciones correctivas.
Ing. Humberto Ravest Becerra - UTFSM - Valparaíso
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