jueves, 29 de marzo de 2012

De la gestión de calidad de una biblioteca


Mediante la autoevaluación una organización educativa es capaz de efectuar un diagnóstico sobre su situación real, al posibilitar la detección de los puntos fuertes y débiles de la organización.  Este sería el basamento para impartir acciones sobre las áreas consideradas deficitarias; luego, se establecerá el plan o planes de mejora para cada tipo de servicio y se evaluarán los resultados obtenidos y posteriormente se aplicará el plan de mejora y se evaluará los resultados alcanzados, abriéndose de esta manera el camino para iniciar otro proceso de autoevaluación constante, apoyado por un mecanismo de seguimiento.

La autoevaluación enlaza al círculo de la mejora continua, permite que la organización educativa vaya incorporando y consolidando progresivamente los avances conseguidos y pueda así definir nuevas áreas de mejora.

En la actualidad existen varios modelos para la autoevaluación de las organizaciones educativas, pero todas ellas basadas en el modelo del premio europeo de calidad y el de las Normas ISO 9000: 2000.  Para efecto de bibliotecas, el Comité de Bibliotecas Universitarias – COBUN  ha elaborado los Indicadores de gestión para bibliotecas universitarias, en base a la norma ISO 11620: 1998 disponible en la web del COBUN.link de indicadores

Si bien, los instrumentos de autoevaluación pueden seguir principios generales del modelo, se debería disponer una cuota de libertad para que sus usuarios alcancen los beneficios de la autoevaluación.  El instrumento de autoevaluación debería ser creado por cada Institución educativa en base al modelo estándar desarrollado por el COBUN, que contempla la norma ISO y el LibQual+ 

Javier Gimeno, de la UCM señala que los procesos de evaluación de la calidad en bibliotecas, se utilizan modelos de medición de la calidad mediante indicadores. La medición por indicadores proporciona la información cuantitativa y cualitativa pertinente que nos permite conocer la aptitud o capacidades de la biblioteca para satisfacer las necesidades de los usuarios, o establecer las propuestas de mejora para alcanzar la satisfacción de esas necesidades. Tal satisfacción plena debe ser, a la postre, la meta final de todo proceso o Plan de Evaluación de un servicio público.

El proceso de autoevaluación se inicia cuando la propia organización determine los puntos a medir, las personas que intervienen en el proceso hasta el análisis de resultados.  Esta tarea se puede encargar a un equipo consultor experimentado, y como resultado final de la evaluación será el diagnóstico.

La principal característica de un modelo de autoevaluación es la sencillez para su aplicación, sin dejar de ser muy útil para evaluar el grado de madurez de un sistema de gestión de calidad de una organización e identificar sus áreas de mejora.  Señalamos algunas características básicas:

Se puede aplicar a una parte de la organización o a su totalidad.
Se puede realizar en u periodo de tiempo corto y con recursos internos.  Asimismo, se puede realizar con un equipo formado por miembros de distintas áreas o por una persona que cuente con el apoyo de la Alta Dirección.  La primera autoevaluación realizada puede servir de entrada para una evaluación de la calidad más amplia.

                                      Sistema de gestión de calidad

                                                  

                                         
                                   
 
Fuente:  Propuesta de un sistema de evaluación para bibliotecas universitarias                    .   De la Mano González Marta. Rev Esp Doc Cient 1998; 174-197. 


 
Definiciones:

-        ISO (International Standard Organization) es una Organización mundial que desarrolla familias de normas (estándares) para el aseguramiento de la calidad de las organizaciones y que, por su gran utilidad, se está convirtiendo rápidamente en todo el mundo en un sinónimo de confiabilidad en quienes logran certificar dichas normas.
-   Mejora continua: es planificar acciones de, desarrollarlas, Conocer /verificar sus efectos, actuar en consecuencia.




lunes, 12 de marzo de 2012

RAZÓN DE SER DE UNA RED DE BIBLIOTECAS DE EDUCACIÓN SUPERIOR


En lo que va transcurrido del siglo XXI, el mundo ha sido testigo de los cambios más asombrosos en el campo de las tecnologías de información y comunicación.  No es aventurero asegurar que el desarrollo técnico proseguirá su desenfrenada carrera y que las diferencias de desarrollo tecnológico se acentuarán cada vez más entre las regiones del mundo, haciendo cada vez más amplia la brecha entre países altamente desarrollados y los que aún no lo son, situación que inciden en las universidades.

El análisis de los factores que influyen en este desarrollo son variados y quizás uno de los esenciales es la utilización adecuada y el logro del control de la información científica y técnica.  Podemos afirmar aquí, que la noción de progreso es, en cierta medida sinónima de transferencia de la información.  Tomada de esta forma la información se convierte en un recurso y como tal tiene una característica especial, es acumulativa: el conocimiento engendra conocimiento  a medida que se produce nuevos conocimientos.

En fin la información es un recurso internacional laboriosamente acumulado por los investigadores de todos los países sin distinción de raza, lenguas, credo o convicciones políticas.

Es por todo ello que se debe preocuparnos la búsqueda de las medidas que haga posible la obtención de este recurso, colaborando con todas aquellas instituciones y organismos que nacional o internacionalmente trabajan en hacerlo más accesible y utilizable, a fin de que pueda contribuir realmente al desarrollo científico, educativo, social, cultural y económico de nuestro país.

Los países que han tomado conciencia de lo que significa este recurso han brindado su apoyo en los últimos años para que organismos internacionales impulsen la formación de sistemas y redes internacionales y regionales que hagan posible la transferencia de información.  El resultado de tales esfuerzos se ve reflejado en sistemas como: UNESCO-UNISIST, FAO-AGRIS; IAEA-INIS; FID, etc. Y las actividades profesionales de carácter y alcance internacional como CAS (Chemical Abstracts Service), MEDLINE, CAIN Information Service, etc. Que se encuentran en pleno funcionamiento y al servicio de los países que por contar con una infraestructura adecuada están en capacidad de usufructuar estos servicios en provecho de su desarrollo educativo, científico, tecnológico, económico y social.

Es muy común hoy en día que cuando se habla de información, mencionar que ello es una tarea difícil pues existe una “explosión de la información” y que ella presenta múltiples obstáculos para el logro de una distribución equilibrada del control del conocimiento científico y tecnológico.  Los hechos demuestran que si bien es cierto que la explosión existe, su control es posible si los países consiguen una estructura adecuada de sus Sistemas Nacionales de Información.

Es quizás debido a lo anteriormente anunciado que, para muchos países es un hecho demostrado que el adelanto de la investigación científica y el desarrollo tecnológico exigen la consagración de los recursos intelectuales y materiales.  Los gobierno que han tomado conciencia de este hecho, han definido una política científica de acuerdo con las circunstancias propias de cada país superando los problemas relativos a la asignación de fondos, equipos, investigadores y técnicos y creando organismos nacionales que fomenten y apoyen esta política para hacer posible la transferencia de información a través de redes y sistemas.

Situación Nacional  en Política de información

La puesta en marcha de un Sistema Nacional de Bibliotecas, no dio el efecto deseado por circunstancias de orden técnico y de recursos como la base del mismo, las acciones que de él se han derivado no ha demostrado plenamente lo que las bibliotecas universitarias significan.  Por otro lado, son las mismas universidades que no han brindado el debido  apoyo para que sus bibliotecas funcionen como un Centro de Recursos para el Aprendizaje y la Investigación, más bien éstas se han visto subutilizadas. Resulta necesario considerar que las universidades que cuenten con varias bibliotecas de Facultad se organicen estas como un “Sistema de bibliotecas” de la Universidad, que se desarrolle en conformidad a la misión y visión de la universidad, no solo para aprovechar los recursos técnicos existentes, sino para lograr a través de este compromiso el fortalecimiento de la investigación universitaria, el acercamiento entre el sector productivo y la universidad y la utilización del potencial documentario e informativo resultante de esta organización en provecho del desarrollo del país.

Ante este vacío un grupo de universidades inició en  1996 el movimiento de desarrollo bibliotecario en el país a través del Grupo  Altamira, que inicialmente estuvo conformado por universidades privadas y que en la actualidad alberga a algunas universidades públicas, ya que no se ha logrado integrar a todas las universidades a nivel nacional; dicho grupo tiene como objetivo lograr un mayor poder de negociación con los proveedores de “Base de Datos en línea” de revistas digitales.  Por otro lado, existe la iniciativa  del Comité de bibliotecas  universitarias – COBUN, que en el año 2008 nació como Comité de bibliotecas de Universidades Nacionales y que a la fecha incluye a algunas universidades privadas que libremente deseen asociarse.  El Comité tiene como objetivo desarrollar sistemas de monitoreo y evaluación de la calidad de los servicios de las bibliotecas universitarias y crear e implementar un sistema de evaluación de las colecciones  (impresas y digitales) de las bibliotecas universitarias, entre otros.      

martes, 6 de marzo de 2012

Apróximaciones a un Estudio de los Procedimientos y Estrategias para la formación de la Red de Bibliotecas de Educación Superior

 Introducción

La producción exponencial de libros y otros materiales informativos que se publican en la actualidad en diferente soporte (papel o electrónico), hace que se torne imposible satisfacer la demanda de los usuarios de una biblioteca, por tanto la cobertura de los servicios queda limitada,  aunada a los escasos recursos presupuestales, hace más necesaria la cooperación entre bibliotecas como la mejor forma de facilitar un mayor acceso a la  información disponible en el medio. Por tanto, se requiere incentivar y/o fortalecer la formación de redes y de sistemas de bibliotecas  que obedezcan a exigencias de las TICs.

Las redes se estructuran en forma igualitaria para unir y relacionar a las bibliotecas que tienen los mismos fines y objetivos, facilitando así su integración y dejar su aislamiento.  El sistema de bibliotecas está compuesto por redes y subredes de bibliotecas cuya administración competente recae en la institución de cada componente de la red, por ejemplo el Sistema de Bibliotecas de la Universidad Nacional Mayor de San Marcos, organiza y/o regula el funcionamiento de los servicios bibliotecarios en el ámbito de su competencia. En el caso de las bibliotecas de los Institutos y Escuelas de Educación Superior están son reguladas por cada institución y supervisada por las Direcciones Regionales de Educación.  En cambio, un Sistema Nacional de bibliotecas,  se relaciona con la voluntad política del gobierno en regular el funcionamiento de los servicios bibliotecarios a nivel de país.

En un plano teórico los sistemas de bibliotecas se desarrollan de arriba hacia abajo, es decir se crea un marco común, se establecen los mecanismos para armonizar políticas que servirán para organizar y extender el servicio de biblioteca al ámbito de su competencia.  El Sistema de bibliotecas de cada Universidad deberá contar con una base normativa propia, acorde a los planes de desarrollo de cada Casa de Estudios, que no diste mucho de la norma general macro emitida por la Biblioteca Nacional del Perú a través del Sistema Nacional de Bibliotecas, cómo "ente Rector" de la especialidad. Serán los órganos de dirección y coordinación los que orientaran el desarrollo del Sistema Nacional, del que forman parte las Universidades públicas y las universidades privadas que libremente se adhieren y las Instituciones de educación superior no universitarias..

Objetivo

El objetivo de este estudio es el establecer las estrategias y procedimiento para la conformación de la red de bibliotecas de educación superior y de la Red Interuniversitaria de Información Académica, con esta iniciativa se obtendrá dos redes bien definidas:

*   Red de bibliotecas de Institutos y Escuelas de educación superior
*   Red de bibliotecas universitarias

 Con el fin de contribuir a la mejora de la calidad  de los servicios educativos públicos.

Fase 1º.- Diagnóstico situacional de cada unidad de información que conforma la subred de Instituciones y/o Escuelas de Educación Superior. Se trata de conocer el nivel de: infra e infoestructura que cuenta cada biblioteca, el desarrollo de sus colecciones  y servicios bibliotecarios que se brindan y el nivel de gestión alcanzado. Para ello se debe de constituir  un equipo de egresados y/o estudiantes de bibliotecología de los últimos ciclos para que en situ levante la información consignada en el formato pre diseñado con antelación. También es necesario contar con una opinión cualitativa de los usuarios finales, por lo tanto se agregará preguntas abiertas a los alumnos, profesores y personal administrativo sobre su satisfacción por el servicio brindado.

Fase 2º  Estudio de la formación de la Red.  Sobre el diagnóstico realizado el equipo de trabajo realizará un estudio para proponer mejoras en cada situación particular y buscará los mecanismos de cooperación para la conformación de la Red de bibliotecas educativas y lograr mejoras encaminadas a conseguir una mayor satisfacción de los usuarios finales, por ende elevar la calidad educativa.  La conformación de una red implica costes, plazos y sostenibilidad de la misma y un procedimiento de trabajo.

Fase 3º Elaboración de un Manual de Procedimientos. Una vez aprobados los nuevos procedimientos de trabajo éstos serán integrados en un manual de procedimientos. Este manual contendrá todos los elementos necesarios para que una persona, a través de su lectura, pueda desempeñar su trabajo.

Fase 4º  Plan de implementación de una red implica un esquema de procedimientos básicos que faciliten su implantación para posibilitar los diferentes mecanismos de cooperación  interbibliotecaria.  El desarrollo de las diferentes etapas se hará según un programa previamente aprobado por el inmediato superior:

Formación de  la Mesa de trabajo para elaborar una propuesta:
-Reuniones de participación con involucrados y con MED, DIREL y CONCYTEC
-Reuniones de seguimiento
-Reuniones de presentación de resultados

Procedimiento
El personal que labora en instituciones académicas le corresponde el reto de asumir un rol más dinámico e innovador dentro de la organización, para tornar sus servicios indispensable para los usuarios, y de estar forma lograr sus propósitos y objetivos que le corresponden en la denominada era del conocimiento y de la comunicación; encarando con creatividad, el reto de organizar, hacer  accesible, utilizar plenamente la información  generando contenidos.  

                                                    
                                                      
Lineamientos metodológicos

Las Bibliotecas universitarias o de las Institutos y/o Escuelas de educación superior tienen que convertirse en centros de organización y procesamiento de información al servicio de la enseñanza y de la investigación. Lo que no depende tanto de la infraestructura técnica sino del aprovechamiento inteligente de la misma. 

En la actualidad son pocas las universidades públicas y otras Instituciones de Educación superior, que tienen acceso remoto a bases de datos de proveedores, muchas sólo han logrado automatizar sus catálogos y presentarlo como bases de datos bibliográfica. 

Por lo tanto, compartir es la clave para superar un sistema de competencias entre dichas Instituciones, ya que se trata del sistema universitario y de educación superior, donde la calidad de la educación debe conservar los mismos estándares.  

En un inicio se llevarán a cabo una serie de procedimientos y técnicas, desarrollados en diferentes etapas:

1-      Establecer un patrón para caracterizar el proceso de recolección de la informatización de las diferentes unidades de información.  Este patrón contemplará un conjunto de variables, consideradas en la investigación previa (usuarios, fondos documentales, estudios de factibilidad, equipos y sistema integrado de gestión bibliotecaria, conversión retrospectiva, almacenamiento de los registros, digitalización de información, integración en redes, protocolos de comunicación, etc.), e incluirá nuevas variables que abarcará una segunda parte destinada a indagar sobre las prestaciones de servicios especiales a los usuarios (acceso a documentos en cualquier soporte, acceso a redes, acceso remoto a bases de proveedores, apoyo a la búsqueda bibliográfica en red, localización de información específica, funcionamiento como centro local de tecnologías de la información, servicios de acceso a documentos en línea, servicios a bibliotecas periféricas, etc.). 

2-   Rediseñar el cuestionario  que viene aplicando la Dirección de Bibliotecas Académicas y Especializadas - DEBAE de la Biblioteca Nacional del Perú, de acuerdo con las variables mencionadas en el punto anterior. 

3-    Aplicar la encuesta resultante, en forma indirecta, por envíos al correo electrónico de la biblioteca o del responsable de biblioteca, a una muestra poblacional de tipo probabilística estratificada por jurisdicción y tamaño, establecida a partir del universo constituido por las unidades de información estudiadas a nivel nacional. 

4-      Tabular y analizar los datos recolectados. 

5-   Elaborar un segundo criterio de estratificación sobre la base del desempeño de las unidades de información con respecto al proceso de automatización y la provisión de servicios especiales a la comunidad universitaria o de los Institutos de Educación Superior, a partir del patrón obtenido y del ranqueo de los valores registrados en los cuestionarios respondidos por las unidades seleccionadas de la totalidad del país

6-   Interpretar la información recabada para establecer niveles de asociación, entre el grado de automatización de las unidades de información y la prestación de servicios vinculados con las nuevas tecnologías de la información.
                                                     

                                                          
<continuara>